¿Cómo organizo las mesas para los invitados a mi boda?

Hoy nos centramos en la pregunta que más a menudo nos hacéis. ¿Cómo organizo las mesas para mis invitados? ¿Cómo los siento para que todos estén cómodos? ¿Y cómo gestiono los desencuentros entre invitados? Sabemos que es un tema complicado y cada familia es un mundo, pero queremos darte algunos trucos para ayudarte en esta difícil tarea. ¿Quieres conocerlos? ¡Adelante!

1. Ten clara la lista de invitados

Aunque parezca algo obvio, muchas veces se nos olvida que lo más importante es saber exactamente quién va a venir. Por ello, tendremos que esperar un tiempo prudencial desde que entregamos las invitaciones para que confirmen su asistencia. Llama uno por uno a todos los invitados un mes o dos antes de la boda para que os reconfirmen la asistencia. Así, podréis saber si cae algún invitado y avisar al salón con tiempo suficiente para que no os cobre ese cubierto.

Por supuesto, es posible que haya alguna cancelación a última hora por imprevistos, pero la mayor parte del trabajo estará ya hecho y será más fácil adaptarlo.

2. Tener claro el tipo de mesas y su distribución

Una vez tenemos el número de asistentes más o menos establecido, será más fácil elegir el tipo de mesa. En bodas con pocos invitados, una mesa imperial puede ser la mejor opción, mientras que en bodas más numerosas será mejor recurrir a las clásicas mesas redondas.

Es muy importante que habléis con el salón para preguntarle los tipos de mesas de los que disponen y la capacidad de cada uno de ellos. Para que os hagáis una idea, las mesas redondas suelen poder acoger a un máximo de 10 personas cada una, mientras que las imperiales pueden llegar a muchísimas más.

Si quieres que hagamos un post acerca de cómo elegir el mejor tipo de mesa, ¡no dudes en avisarnos!

3. Divide a los invitados en categorías

La forma más cómoda de asegurarnos de que los invitados a los que sentamos juntos se conocen es organizarlos en categorías. Estas categorías pueden ser:

Familia del novio.
Familia de la novia.
Amigos del novio.
Amigos de la novia.
…

Una vez hechas las categorías, puedes crear subcategorías para hacerlo todavía más fácil. Por ejemplo, dentro de la categoría de familia podemos encontrar:

Tíos y primos muy pequeños (que no pueden sentarse solos).
Primos adultos.
Primos adolescentes.
Niños que ya se pueden sentar solos.
…

De esta manera, será más fácil sentar juntos a aquellos que tienen más cosas en común. Por supuesto, las subcategorías pueden adaptarse a vuestra situación concreta perfectamente. Lo importante es tener siempre en mente con quién se sentirá más cómodo cada invitado.

4. Haz una distribución preliminar

Una vez tenemos los invitados y los tipos de mesa y sabemos a qué categoría pertenece cada uno, ya podemos empezar a distribuirlos. Lo más habitual es que hagáis y rehagáis la distribución varias veces, por lo que os dejamos un pequeño truco.

Herramientas

La opción más clásica es preparar una plantilla con las mesas dibujadas. Coge post-its alargados, y escribe el nombre de cada invitado en uno de ellos. Para hacerlo más fácil, cada categoría puede tener un color diferente. De este modo, será mucho más visual.

En internet también existen distintas herramientas gratuitas que os pueden ayudar en esta labor. Desgraciadamente, la mayoría de ellas están disponibles sólo en inglés, pero son tan intuitivas que no tendréis ningún problema.

Por ejemplo, Wedding Wire permite gestionar múltiples elementos de la boda desde una única página web. Desde aquí podréis añadir invitados, confirmar su asistencia, clasificarlos en grupos, añadir opciones especiales de menú (vegetariano, sin gluten…) y, por supuesto, organizar las mesas.

Una vez lo tengáis listo, podéis descargar el listado de invitados, que se habrá actualizado con su mesa asignada. Perfecto para entregárselo a vuestra Wedding Planner, al salón o para diseñar el Seating Plan.

En Sastres de Sueños disponemos de herramientas profesionales para ayudar a nuestros novios con la organización de las mesas. Además, si lo preferís, también podemos gestionar las confirmaciones de vuestros invitados. Como siempre, estamos a vuestro servicio para que dediquéis vuestro tiempo a lo más importante. No dudes en contactar con nosotros si quieres más información acerca de nuestros servicios.

Pero, ¿cómo lo hago?

Ahora ya conoces las herramientas que necesitas para organizar las mesas en tu boda. Pero seguro que todavía te preguntas cómo distribuyes a tus invitados. Aquí te dejamos unas pautas básicas que te ayudarán:

Mesa presidencial: Esta es la mesa principal, en la que os sentaréis los novios. Lo habitual es que únicamente haya gente sentada en uno de los lados, para que tengáis más protagonismo y todos los invitados os puedan ver. Según el salón vemos mesas alargadas o redondas, pero la organización es la misma, siendo lo más habitual que se sienten aquí los novios con sus padres.
Los familiares más cercanos se suelen sentar en las mesas más cercanas a los novios. Esto es algo obvio, ya que seguro que queréis tener a la gente que más queréis pegados a vosotros.
Sienta a los invitados agrupados por categoría. Esto quiere decir que, lo más práctico, es que sentéis a la familia del novio por un lado y a la de la novia por otro. El motivo es muy sencillo: los invitados se conocerán de antes y estarán más cómodos entre ellos.
Los niños son un caso especial. Tanto ellos como la gente joven suelen ser más flexibles y socializan antes, por lo que sí podéis plantearos mezclarlos. Además, lo mejor sería que los agrupéis por rangos de edades para que se sientan más cómodos (por ejemplo, una mesa para niños y otra para adolescentes).
Dentro de una misma categoría, agrupad según afinidad. Pongamos, por ejemplo, que sabéis que el tío Pepe es inseparable de la tía Manolita pero no soporta al tío Ramón. En ese caso, es obvio que intentaremos sentar al tío Pepe y a la tía Manolita en una mesa y al tío Ramón en otra. Esta parte es muchas veces la más complicada, ya que quizás el tío Ramón es también inseparable de la tía Manolita. En este caso, os recomendamos que penséis en su relación concreta, ya que no es lo mismo que simplemente no se entiendan a que se peleen siempre que coinciden. En caso de duda, preguntad a vuestros padres. Ellos os ayudarán.

Por desgracia, puede suceder que establezcas un Seating Plan y luego los invitados se nieguen a acatarlo. En este caso, es muy útil disponer de una Wedding Planner ese día que se encargue de sentarlos. De otro modo, seréis los novios (o vuestros padres) quienes lo tendréis que gestionar, no pudiendo disfrutar de vuestra propia fiesta.

Errores a evitar

NO a las mesas de «gente descolgada». Sabemos que es muy tentador colocar a toda esa gente que no sabes cómo situar en una misma mesa. Cuidado, ya que te enfrentas a un tema delicado. Pongamos, por ejemplo, que entre estas personas hay una vecina muy agradable de 80 años y el primo eterno soltero. ¿Te sigue pareciendo buena idea sentarlos juntos? Es mejor que hagáis una pequeña reflexión acerca de con quién se sentirán mejor estas personas. Por ejemplo, podemos sentar a la vecina con tus abuelos y al primo con el resto de gente joven. Así, te aseguramos que se sentirán más cómodos y disfrutarán más de la fiesta.
Forzar a gente a sentarse con quien no quiere. Nuevamente, estamos hablando de lo importante que es que los invitados se sientan cómodos. Si sabes que tus dos tíos no se soportan, evita por todos los medios sentarlos juntos. Lo mismo puede pasar con parejas divorciadas (más adelante te contamos unos trucos por si son los padres de los novios).
Sentar a niños muy pequeños solos. Los niños muy pequeños (especialmente de menos de 3 años) sí que es conveniente que los sentéis con sus padres, para que puedan cuidar de ellos y controlar que comen. Nuestra recomendación es que preguntéis a cada padre si prefiere que lo sentéis a su lado o en la mesa de niños, ya que ellos conocen mejor que nadie a su hijo y sabrán qué es mejor.
No elaborar un Seating Plan. Sabemos que es tentador dejar que cada uno se siente donde quiera, pero no es recomendable en absoluto. Si no elaboráis un Seating Plan, los invitados correrán a sentarse sin ningún orden. El resultado serán asientos vacíos que tendrán que rellenar los últimos en llegar, predisponíendolos negativamente a la celebración.

Dudas frecuentes de los novios

En los párrafos anteriores hemos comentado la parte más «protocolaria» y tradiconal. Por supuesto, somos conscientes de que las circunstancias han cambiado en muchos casos. Por ello, hemos querido destacar algunas de las peculiaridades de los nuevos tipos de familia para ayudaros todavía más.

Mis padres están divorciados, ¿cómo organizo la mesa presidencial?

Sin duda, la situación «especial» que más nos encontramos día tras día. En muchos casos no hay problema, ya que se llevan bien y aceptan sentarse juntos. Pero, ¿qué hacemos si ya tienen pareja? ¿o si no se llevan bien?

Por supuesto, la solución perfecta no existe. Por eso, os dejamos varias ideas para que podáis elegir la que mejor se adapte a vuestra situación concreta:

Preparar una mesa presidencial en la que estéis los novios solos. En nuestra opinión, es una manera estupenda de solucionar este asunto con la excusa de tener un poco de intimidad. De esta manera, podréis sentar a cada uno de vuestros padres con su familia y evitar tensiones. En caso de que tengáis hijos, también podéis sentarlos con vosotros. Creednos, las imágenes quedarán preciosas y disfrutaréis de un espacio más íntimo en el que compartir pequeñas confidencias mientras coméis.
Sentar a las madres a un lado y a los padres en otro (por ejemplo, las dos madres al lado de la novia y los dos padres al lado del novio). En este caso tendréis que consultarlo especialmente con los padres que sigan juntos, por si tuvieran algún problema en sentarse separados.
Sentar a los padres con sus parejas. Una vez más, la solución no es perfecta y necesitaremos que haya un mínimo de cordialidad entre ellos. El principal problema es que perderemos la armonía de la mesa, al no poder mantener la simetría entre ambas partes. De todas maneras, colocando una mesa redonda se puede disimular este aspecto.
Hacer una mesa de los novios con sus amigos más cercanos o con sus hermanos. Esta opción (al igual que la primera) os asegura una bronca con vuestros padres, que seguro que querrán estar cerca de vosotros. La clave está en explicarles que es lo mejor para que no haya tensión y que, de este modo, estarán sentados con su familia y gente de su edad y se lo pasarán mejor.

Alguno de los padres ha fallecido

Desgraciadamente, este triste escenario también lo vemos con más frecuencia de la que desearíamos. Pongamos como ejemplo que el padre de la novia falleció y no ha podido asistir. En el caso de que la viuda haya rehecho su vida, será tan fácil como situar en su lugar a su nueva pareja. Por supuesto esa persona nunca reemplazará a un padre, pero es la solución más sensata y práctica.

En caso contrario, os proponemos distintas alternativas.

Una opción es situar al padrino al lado de la madre. Seguro que si la novia lo ha elegido como tal es porque es una persona cercana que tiene confianza con la familia. Por tanto, es de esperar que su madre se sienta a gusto con él.

Otra opción es situar a algún hermano de la novia al lado de su madre. De este modo, ambas tendrán a alguien muy especial cerca ese día en el que seguro que echan muchísimo de menos al padre.

En caso de que la abuelita o el abuelito todavía vivan, también los podéis sentar con vostros. De este modo, no notarán tanto la ausencia de su hijo al ver que no está en ese día tan importante.

Mi pareja y yo tenemos hijos en común. ¿Dónde los sentamos en nuestra boda?

Cada vez son más habituales las parejas que se dan el sí quiero después de haber sido padres. En este caso, lo más habitual es encontrarnos con dos situaciones:

En el caso de que sean niños muy pequeños, nuestro consejo es que no tengáis reparos en situarlos a vuestro lado. ¿Dónde van a estar mejor que con sus padres? Las fotos quedarán igual de bonitas y vuestro hijo podrá presumir de haber tenido un lugar privilegiado en la boda de sus papás.
En caso de que sean más mayores, podéis elegir entre situarlos en vuestra mesa (con las ventajas que acabamos de comentar) o situarlos en otra con los demás niños, donde se lo pasarán en grande.

¿Y si el niño es de una pareja anterior?

En este caso, nuestro consejo es que no hagas distinciones y lo tratéis como si fuera hijo de ambos. Si es muy pequeño, lo normal es que esté al lado de su padre o de su madre para que pueda cuidarlo. Por supuesto, los abuelos estarán al lado y lo cuidarán si queréis levantaros a saludar a los invitados. Si es más mayor y puede sentarse solo, dadle la opción de compartir ese momento con vosotros o sentarse en una mesa con los demás niños.

Estamos seguros de que, especialmente a partir de cierta edad, apreciará de verdad que lo queráis integrar de este modo en un momento tan importante de vuestras vidas. ¿Se te ocurre una forma mejor de demostrarle que los dos lo consideráis parte de vuestra familia?

Recomendaciones finales

Sabemos que ha sido un post largo y complicado. De hecho, la mayoría de los novios aseguran que esta es la parte más difícil de organizar una boda. Esperamos que estos consejos os ayuden a que resulte más fácil. Y para que sea todavía más sencillo, os dejamos unos últimos consejos.

No hagas caso de nada de lo que te hemos dicho. Nada es blanco o negro, todo depende de vosotros y vuestras circunstancias. Si alguna de nuestras alternativas no te gusta, bórrala. Aquí os hemos dejado algunas ideas, pero por nada del mundo son las soluciones perfectas o únicas.
Confirma los números de mesa con el salón. Para ello tenéis dos opciones. Por un lado, podéis preguntar al restaurante cómo numeran las mesas antes de hacer la distribución y seguir su numeración. Otra opción puede ser numerar vosotros mismos las mesas, dibujar un esquema del salón con los números y entregárselo. De este modo, os aseguraréis de que la mesa que queréis tener a vuestro lado sea realmente esa.
No habléis demasiado de este tema con los invitados. Como habéis visto, es un tema muy delicado que puede levantar muchas ampollas. Por ello, te recomendamos que limites los comentarios al respecto al mínimo. Nuestra recomendación es que sólo lo mencionéis para preguntarle si quieren que sus hijos estén con ellos o no. Para todo lo demás, hablad directamente con vuestros padres. La experiencia nos dice que mucha gente puede llegar a molestarse por un sitio que no les gusta. En algunos casos, incluso han llegado a no asistir a la boda por ello.
Si no encuentras la solución perfecta, valora el estilo cóctel. En caso de que la situación familiar sea extremadamente delicada y os traiga de cabeza el seating, siempre podéis acudir a esta alternativa. Una boda cóctel resultará mucho más fresca e informal, y os ahorraréis el mal trago de tener que hacer malabares para cuadrar todos los asientos. Eso sí, tendréis que confirmar con el salón que se colocarán mesas altas para apoyar las copas y que habrán suficientes asientos para que los invitados descansen.