Elegir el proveedor adecuado es, sin duda, la parte más importante a la hora de organizar cualquier tipo de evento. Ya sea una boda, un bautizo o un cumpleaños, un mal proveedor puede arruinarnos el día. Por eso, en Sastres de Sueños queremos darte algunos consejos para reconocer proveedores poco profesionales y ahorrarte disgustos. Hace un tiempo os hablamos acerca de cómo elegir el fotógrafo perfecto, pero hoy queremos hablar de un modo más general.

Todos somos humanos y podemos tener un mal día, pero si detectas alguna de estas señales, empieza a desconfiar.

10 consejos para elegir el proveedor ideal

Comencemos por aquellas más evidentes, que pueden hacer que un proveedor, aunque sea el más profesional de todos, no sea apropiado para tu evento.

1. NO TE SIENTES IDENTIFICADO CON SU ESTILO

Antes de empezar a contratar, siempre tenemos en mente una imagen general de cómo queremos que sea. Si, por ejemplo, estamos hablando de una boda sabremos si queremos un estilo romántico, rockero…

Observa sin prisas los trabajos anteriores de ese proveedor, analiza si te sientes identificado con su estilo y si concuerda con el que estás buscando. Si este punto falla, busca otro profesional que esté más alineado con el resultado que quieres conseguir. Verás como vale la pena.

2. TIENE LA FECHA DE TU EVENTO OCUPADA

Si te ha gustado su trabajo y encaja con lo que buscas, nuestra siguiente recomendación es que te pongas en contacto con él. Pídele información acerca de sus tarifas y de las fechas que todavía tiene libres. Sería una pena que te hicieras a la idea de contar con ese profesional y luego no pueda ser porque ya tenga esa fecha reservada. En caso de que esto ocurra, podrías valorar cambiar la fecha (si todavía no tienes nada cerrado) o buscar otra empresa similar que sí la tenga disponible.

Tiene la fecha ocupada

3. NO SE AJUSTA A TU PRESUPUESTO

Sabemos que este es un tema difícil, pero debemos ser realistas. Cuando te envíe la información acerca de sus tarifas, deberías analizarlas con atención. No te limites únicamente a mirar el número: presta atención también a todos los servicios que incluye, servicios adicionales que ofrece y que te pueden interesar y calcula el precio total. Si tan solo excede un poco de tu presupuesto estimado, puedes tratar de recortar de otras partidas menos importantes para ti para lograrlo. Pero nuestro consejo es que, si la diferencia entre el presupuesto que habías calculado y el ofrecido r es excesivo, te decidas por otra opción. Más caro no siempre es sinónimo de mejor (siempre analizando que nos incluyan los mismos servicios,  por supuesto).

¡PERFECTO! Has encontrado un proveedor que te ofrece lo que buscas, tiene la fecha de tu evento libre y encima el presupuesto se ajusta al que habías calculado. ¿Vamos corriendo a firmar el contrato? ¡Por supuesto que no! Uno de nuestros mayores consejos es que os reunáis los dos  (en caso de ser una boda) o las personas que estéis organizando el evento en cuestión con él o con ella. Es un momento perfecto para preguntar todas vuestras dudas y conocerlo en persona. ¿Qué deberíamos analizar en este punto?

4. NO ES ACCESIBLE

Aunque no sea una señal decisiva, por lo general, un buen profesional contesta a sus clientes en un periodo de tiempo razonable. Si le habéis enviado un correo electrónico y, un mes después, seguís esperando respuesta, buscad otro. Imaginad lo estresante que puede ser estar intentando contactar con la floristería para hablar acerca de todos los detalles y no recibir ninguna respuesta por su parte hasta última hora. En cualquier tipo de evento (especialmente en una boda, por su complejidad) la comunicación con los proveedores es clave, por lo que si ésta es fluida será todo más fácil.

Con esto no queremos decir que le tachéis si no os ha contestado en 2 horas. Tened en cuenta que, en la mayoría de casos, su trabajo se realiza fuera de oficinas y no están pendientes del correo electrónico 24 horas. Considerad qué es para vosotros un plazo razonable (4 días, una semana…) y contad en base a ello.

5. NO SE PREOCUPA POR VUESTRAS NECESIDADES

Ha llegado el momento y por fin os sentáis con ese proveedor que tanto os gusta. Es un momento perfecto para conoceros y hablar sobre los detalles del gran día. En este punto, es muy importante que sintáis que se preocupa por vuestro evento. Por ejemplo, si os reunís con el fotógrafo debería quedar claro el tipo de fotografía que queréis (si va a ser documental, un reportaje clásico…). También debería quedar claro si queréis que vaya a fotografiaros a casa o no. Si estáis con el catering debería quedar claro el número de asistentes y la fecha. Si vosotros no decís nada al respecto y el proveedor tampoco os pregunta, deberíais preocuparos. Esta es una señal de que no está todo lo atento que debería a lo que necesitáis.

6. SU ACTITUD HACIA VUESTROS DESEOS

En muchos casos nos hemos encontrado con novios que buscaban cosas tan poco usuales que, al principio, parecían imposibles. En Sastres de Sueños creemos que es muy importante luchar por estos deseos para conseguir el evento de ensueño. Muchas veces son cosas realmente imposibles (ya sea por motivos legales, de permiso del espacio donde hacemos el evento o por cualquier otro motivo), pero no os conforméis nunca con un no rotundo de un proveedor (salvo que ya lo haya intentado antes con otros clientes y os explique los motivos).

Se han dado casos de personas que buscaban algo prácticamente imposible y, tras mucho esfuerzo por parte de la Wedding Planner y los proveedores se ha conseguido y esa pareja ha visto su sueño cumplido. Salvo que tengan motivos justificados para decir no, confiad en aquellos que os dicen que es prácticamente imposible pero lo intentarán, ya que es señal de que están interesados en trabajar al máximo para lograr vuestros objetivos y no se limitan al camino fácil.

Por otro lado, tampoco confiéis en quien os lo asegura al 100% sin consultar si es posible, ya que seguramente se está limitando a decir lo que queréis escuchar.

7. NO TOMA NOTAS

Un evento tiene muchas partes a tener en cuenta y coordinar, y los proveedores habitualmente realizan muchos eventos en la misma época. Por ello, y para que no hayan malentendidos ni confusiones, es muy importante que todo lo hablado durante las reuniones quede por escrito. Por ejemplo, para el encargado de diseñar las invitaciones es muy importante tener por escrito los datos de la celebración, el estilo que queremos… por lo que lo habitual es que tome notas para no dejarse nada. En casos como el del ejemplo no habría mayor problema, ya que al revisar el diseño se podría corregir. Pero en caso de de otro tipo de profesionales, como el fotógrafo, un fallo puede ser irreversible.

No toma notas

Es cierto que en la primera reunión habitualmente no se cierran muchos puntos, y mucho menos si todavía no se ha contratado en firme, pero sí que es interesante ver su actitud en este sentido.

8. LA INTUICIÓN

Habitualmente este es el punto que más en cuenta tienen las novias. Aunque se trate de algo subjetivo y, aparentemente, sin ningún tipo de base, fíate de tu instinto. Si tras la reunión tu intuición te dice que ese proveedor te va a dar un mal servicio, es mejor no contratarlo. Quizás sea un buen profesional, pero si no lográis confiar en él sufriréis durante todos los preparativos. Muchas veces no es nada fundado, pero esa intranquilidad hará que no disfrutéis del proceso pensando que algo saldrá mal.

9. EL CONTRATO

Perfecto, ya habéis tenido esa primera reunión y estáis convencidos de que es el proveedor perfecto. No olvidéis firmar un contrato, ya que será vuestro seguro en caso de que algo vaya mal. Aunque no sea habitual, se han dado casos de falsos profesionales que han estafado a parejas ilusionadas con su boda. También se han dado casos de proveedores que han prestado su servicio pero no del modo acordado. Pensad que, si no tenéis contrato, no podréis reclamar legalmente nada.

Es muy importante que en el contrato figuren, al menos:

  • Los datos legales del proveedor.
  • El servicio que os va a prestar, de forma detallada.
  • La fecha del evento.
  • El precio y el modo de pago.
  • Las condiciones de cancelación.

De esta manera, os aseguraréis de tener por escrito todo lo acordado y, en caso de incumplimiento, podréis reclamar.

10. SU ACTITUD DESPUÉS DE FIRMAR EL CONTRATO

Habitualmente, la organización de un evento (especialmente una boda) es un proceso de varios meses de duración. Si, una vez habéis firmado el contrato y comenzáis a trabajar con él notáis algún cambio en su actitud o alguna señal clara de falta de profesionalidad no dudéis en hacérselo saber.

Otra opción es que surjan problemas y no os ofrezca ninguna alternativa para solucionarlo. Seguramente habrá sido un malentendido, pero si no rectifica no tengáis reparos en cambiar de proveedor. El día del evento todo debe estar calculado al milímetro y un mínimo fallo puede echar todo el trabajo a perder.

Como habéis visto, contratar al proveedor adecuado es muy complicado si no lo conocemos de antemano y tenemos referencias. Estas señales no son signos infalibles, ya que pueden darse y estar ante un excelente profesional. Por ello, os recomendamos contar con una Wedding & Event Planner que os ayude a elegir a los más adecuados. Además, se encargará de coordinar el trabajo de todos los participantes para que el día sea perfecto e inolvidable. 

Elegir el proveedor ideal para tu evento: 10 consejos para acertar
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